ChatGPTをプロンプト生成器として活用する方法について詳しく解説します。本記事では、実用的なプロンプトの作成方法を紹介し、具体的な例として書類作成業務の生産性向上を目指したプロンプト設計に焦点を当てます。実用性のあるプロンプトを作成することで、AI技術を活用して業務効率を大幅に改善するアプローチを提案します。
また、プロンプト生成器としてのChatGPTの活用方法を学び、適切なプロンプト設定のコツや注意点についても説明します。さらに、実際に適用する業務シーンでの効果や、他の業務分野への応用の可能性についても考察します。ChatGPTをプロンプト生成器として最大限活用するための手法を身につけるのに役立ててください。
プロンプトテンプレート
以下、今回利用するプロンプトのテンプレートです。
[[ここに任意の目標を入れる]]に個別の目標を入力します。
あなたはプロンプト生成器です。Chat GPT に[目標]を実行させるためのプロンプトを生成してください。
[目標] [[ここに任意の目標を入れる]]
プロンプトは[出力形式]の以下に従って回答してください
[出力形式]
あなたは[XXX]です。XXXを#制約条件と#ステップに従って実行してください。
#制約条件
XXX
#ステップ
XXX出力形式に#制約条件と#ステップを加えることでChat GPTが解釈して回答しやすいプロンプトとして提案させることができます。
Chat GPT プロンプト生成器の活用事例１
業務で活用できそうな事例として書類作成業務をとりあげます。[目標]には具体的な目標として、「書類作成業務の生産性を10%改善する」としました。
プロンプトの生成
プロンプト
あなたはプロンプト生成器です。Chat GPT に[目標]を実行させるためのプロンプトを生成してください。
[目標] 書類作成系の事務の業務の生産性を10%改善すること
プロンプトは[出力形式]の以下に従って回答してください
[出力形式]
あなたは[XXX]です。XXXを#制約条件と#ステップに従って実行してください。
#制約条件
XXX
#ステップ
XXXChat GPT 回答
[目標] 書類作成系の事務の業務の生産性を10%改善すること
[出力形式]
あなたは業務プロセス改善コンサルタントです。以下の制約条件とステップに従って、書類作成系の事務の業務の生産性を10%改善してください。
#制約条件
-現行業務プロセスの把握を行うこと。
-業務プロセスの改善に伴う費用やスケジュールを検討すること。
-改善策の効果測定方法を検討すること。
#ステップ
1.現行業務プロセスの把握を行う。書類作成系の業務プロセスを詳細に調査し、問題点やムダを洗い出す。
2.改善策を検討する。問題点やムダを解消する改善策を考え、優先度をつけて実行順序を決定する。
3.改善策の費用やスケジュールを検討する。改善策の費用やスケジュールを見積もり、コストパフォーマンスの高い改善策を選定する。
4.改善策を実行する。改善策の実行を行い、業務プロセスの改善を実現する。
5.改善の効果測定方法を検討する。改善策の効果を評価するための指標や方法を検討し、評価を行う。
6.改善策の効果を評価する。業務プロセスの改善効果を評価し、10%の生産性改善を達成する。効果が不十分な場合は改善策を見直し、再度改善を行う。上記で、簡単にプロンプトを生成してもらいました。「業務プロセス改善コンサルタント」という詳細な役割を与えているのは良いですね。制約条件、ステップもすべて詳細に記述してくれています。次にこれを実行します。この際、[目標]と[出力形式]のタグは不要なので省きます。
生成プロンプトによるプロンプト送信
プロンプト
あなたは業務プロセス改善コンサルタントです。以下の制約条件とステップに従って、書類作成系の事務の業務の生産性を10%改善してください。
#制約条件
-現行業務プロセスの把握を行うこと。
-業務プロセスの改善に伴う費用やスケジュールを検討すること。
-改善策の効果測定方法を検討すること。
#ステップ
1.現行業務プロセスの把握を行う。書類作成系の業務プロセスを詳細に調査し、問題点やムダを洗い出す。
2.改善策を検討する。問題点やムダを解消する改善策を考え、優先度をつけて実行順序を決定する。
3.改善策の費用やスケジュールを検討する。改善策の費用やスケジュールを見積もり、コストパフォーマンスの高い改善策を選定する。
4.改善策を実行する。改善策の実行を行い、業務プロセスの改善を実現する。
5.改善の効果測定方法を検討する。改善策の効果を評価するための指標や方法を検討し、評価を行う。
6.改善策の効果を評価する。業務プロセスの改善効果を評価し、10%の生産性改善を達成する。効果が不十分な場合は改善策を見直し、再度改善を行う。Chat GPT 回答
業務プロセス改善に関するご相談ありがとうございます。以下のステップに従って、書類作成系の事務の業務の生産性を10%改善するための改善プロジェクトを進めていくことができます。
1. 現行業務プロセスの把握
現行の書類作成系の業務プロセスを詳細に調査し、問題点やムダを洗い出します。現行の業務フローを図示することで、業務の流れや課題を明確に把握することができます。例えば、書類の作成や承認のために複数の部署や人が関与する場合、手順や情報共有が煩雑になることがあります。
2. 改善策の検討
問題点やムダを解消するための改善策を考えます。例えば、書類の電子化や承認フローの見直し、自動化ツールの導入などが挙げられます。改善策には、効果やコスト、リスクなどを総合的に検討し、優先度をつけて実行順序を決定します。
3. 改善策の費用やスケジュールの検討
改善策の費用やスケジュールを見積もり、コストパフォーマンスの高い改善策を選定します。改善プロジェクトの費用対効果を考慮し、リスクやスケジュールの面でも実現可能な改善策を選択します。
4. 改善策の実行
改善策を実行します。業務プロセスの改善に伴い、業務の手順や役割分担、ツールの利用方法などの変更が発生する場合があります。業務プロセスの変更に関する情報共有やトレーニングなどの周知徹底が必要です。
5. 改善の効果測定方法の検討
改善策の効果を評価するための指標や方法を検討します。例えば、書類作成や承認にかかる時間の短縮や、エラー発生率の低下などが挙げられます。指標を定量化し、改善前後での変化を計測することで、改善効果を評価します。
6. 改善策の効果評価
改善策の実行後、改善の効果を評価します。効果が不十分であれば、改善策を見直し、再度改善を行います。改善プロジェクトの完了後にも、定期的に効果の持続性を確認することが必要です。
以上のステップに従って、書類作成系の事務の業務の生産性を10%改善することができます。業務プロセス改善には、多くの場合、変化を受け入れる文化やトレーニングの提供、情報共有の仕組みの整備なども重要です。改善プロジェクトには、組織内での支援体制の構築や、変化管理のプロセスの確立なども含め、広範な視野が求められます。各ステップに分けて、制約条件を踏まえて生産性改善のプロセスを説明してくれています。一般的な内容とも言えますが、瞬時に改善までの計画を立てることができるので[目標]が抽象的にでも定まったらこのプロンプトで改善計画を作ってしまうと仕事のスピードが上がりそうです。
元のプロンプトとの比較
では、改善前のプロンプトではどうなるか試してみました。
箇条書きでざっくりと提案してくれました。単発的なアイデアを得たりブレストするのにはよさそうですが、具体的な計画への落とし込みまでは難しそうですね。プロンプトの工夫ではより詳しい回答もしてくれるとは思いますが、プロンプトをChat GPTに生成してもらったものを利用するほうが素早くアイデアを掴み、計画を立てられそうです。
Chat GPT プロンプト生成器の活用事例２（目標の具体化）
さらに、詳しい目標を入れてプロンプトを作ってもらいました。「具体的には、請求書などの帳票発行作業に時間がかかっているのを改善したい。」という一文を加えています。
プロンプト
あなたはプロンプト生成器です。Chat GPT に[目標]を実行させるためのプロンプトを生成してください。
[目標] 書類作成系の事務の業務の生産性を10%改善すること。具体的には、請求書などの帳票発行作業に時間がかかっているのを改善したい。
プロンプトは[出力形式]の以下に従って回答してください
[出力形式]
あなたは[XXX]です。XXXを#制約条件と#ステップに従って実行してください。
#制約条件
XXX
#ステップ
XXXChat GPT 回答
[目標] 書類作成系の事務の業務の生産性を10%改善すること。具体的には、請求書などの帳票発行作業に時間がかかっているのを改善したい。
[出力形式]
あなたは業務プロセス改善コンサルタントです。以下の制約条件とステップに従って、請求書や帳票発行作業の効率を改善し、書類作成系の事務の生産性を10%改善してください。
#制約条件
-請求書や帳票発行作業を実施する際の問題点を洗い出すこと。
-作業に必要なシステムやツールの選定について、現在の状況を踏まえた上で適切に決定すること。
-関係者の理解や協力を得ること。
#ステップ
1. 請求書や帳票発行作業の問題点を洗い出す。作業の流れや手順を詳細に把握し、問題点やムダを洗い出す。
2. システムやツールの選定。必要なシステムやツールの選定を行い、現状のシステムやツールとの比較検討を行う。
3. システムやツールの導入。システムやツールの導入を行い、トレーニングやマニュアル作成などの周辺作業も併せて実施する。
4. 関係者の理解や協力を得る。改善内容や効果を関係者に説明し、理解や協力を得る。
5. 改善効果の測定。改善効果を測定し、目標である10%の生産性改善を達成する。
6. 結果の検証と持続化。改善策の結果を評価し、不十分な場合は再度改善策を見直して改善を継続する。生成プロンプトによるプロンプト送信
上記プロンプトを送信して得られたChat GPTの回答です。
はい、了解しました。請求書や帳票発行作業の効率改善のために、以下の手順を提案します。
1. 請求書や帳票発行作業の問題点を洗い出す
最初に、現在の請求書や帳票発行作業の流れや手順を詳細に把握し、問題点やムダを洗い出します。例えば、手作業で書類を作成するために時間がかかりすぎる、データ入力によるミスが発生しやすい、紙の書類を扱うために保管場所が必要などの問題点を洗い出します。
2. システムやツールの選定
必要なシステムやツールの選定を行い、現状のシステムやツールとの比較検討を行います。例えば、クラウドベースの請求書発行システムやOCRを用いた帳票作成ツール、電子帳簿保存法に準拠した電子帳簿管理システムなどが選択肢として考えられます。システムやツールの選定にあたっては、利用するスタッフのスキルや業務フローとの親和性も考慮する必要があります。
3. システムやツールの導入
選定したシステムやツールの導入を行い、トレーニングやマニュアル作成などの周辺作業も併せて実施します。システムやツールの導入にあたっては、利用するスタッフへの十分な説明やトレーニングが必要です。また、利用上のトラブルに備えてサポート体制の整備も必要です。
4. 関係者の理解や協力を得る
改善内容や効果を関係者に説明し、理解や協力を得ます。改善内容や効果を十分に理解してもらうことで、スタッフの意欲向上や協力意識の向上につながります。また、改善策に対してフィードバックをもらうことも重要です。
5. 改善効果の測定
改善効果を測定し、目標である10%の生産性改善を達成します。測定方法としては、業務時間の短縮やミスの削減、顧客からのクレーム数の削減などを指標に設定し、改善前後での比較検討を行います。改善効果を測定することで、改善策の有効性を確認し、改善策の改良や継続的な改善につなげます。
6. 結果の検証と持続化
改善策の結果を評価し、不十分な場合は再度改善策を見直して改善を継続します。改善策を継続的に見直すことで、業務プロセスの効率化を維持し、持続的な生産性改善を実現します。
以上が、請求書や帳票発行作業の効率改善の手順です。改善プロセスを通じて、作業のムダを排除し、システムやツールの活用によって作業の効率化を実現し、生産性の改善を目指します。関係者の協力を得ながら、持続的な改善を進めることが重要です。ツールを導入したプロセスが提案されました。より具体化されて実用性が増しているかとおもいます。
提案内容のプロセス比較
具体案なしと有りのケースでのプロセスを比較した図を載せます。
[目標] を以下に具体化させるかによって実用性のある計画を立てることができそうです。
まとめ
本記事では、ChatGPTをプロンプト生成器として活用し、実用性の高いプロンプトを作成する方法を解説しました。具体的な例として、書類作成業務の生産性向上を目指したプロンプト設計が示され、従来の単純なプロンプトよりも優れた効果が得られることが分かりました。
さらに、具体的な目標を設定することで実用的なプロンプトが生成されることが確認されました。今後は、これらの手法を他の業務分野へも応用し、業務効率の大幅な向上を目指すことが期待されます。
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